Автоматизація роботи торгових агентів дозволяє скоротити час на прийом замовлень, отримувати на мобільний пристрій актуальні дані щодо цін, залишків та заборгованості. З мобільним пристроєм агенти можуть працювати офлайн навіть у віддалених магазинах при цьому зберігається доступу як до товарного асортименту, так і до поточної геолокації кожного агента. Про те, як була автоматизована робота торгових представників одного з найбільших дистриб’юторів України розповідає Олена Поліжай – менеджер відділу управління проєктами й оптимізації бізнес-процесів YUGCONTRACT.
YUGCONTRACT працює з 250 виробниками, які постачають понад 25 тисяч товарів різних груп. Компанія має власний автопарк, складський комплекс на 27,5 тис. кв. м та дуже багато торгових агентів, якими потрібно ефективно керувати. З метою налагодження швидкої обробки замовлень у польових умовах та перетворення роботи агентів на досконалий, добре організований процес ми вирішили застосувати сучасні технології.
Вимоги до системи управління
Спочатку запит на спеціальну програму до нас надійшов від наших клієнтів, які працюють у категорії посуду. Тут, як і в багатьох інших сферах, торгові агенти обробляли замовлення вручну і надсилали їх у Viber асистенту. Звичайно, при такій організації було багато суто людських помилок. То не ті артикули зберуть, то відправлять не на того клієнта. Окрім незручності та заплутаності, така система роботи не передбачала якісної презентації товару. Тож ми провели внутрішнє інтерв’ю, зібрали усі вимоги та почали шукати оптимальну систему автоматизації роботи торгових агентів.
По-перше, ми орієнтувалися на комп’ютерний інтерфейс SaaS, щоб запустити рішення з умовами щомісячної оплати. Річ у тім, що вони не потребують закупівлі комп’ютерного обладнання та сервісного устаткування. По-друге, впровадження такого інтерфейсу давало мінімальне навантаження на наш ІТ-сервіс. Тобто нам потрібно було лише налагодити вивантаження даних через АРІ до нашої ERP.
Наша наступна вимога стосувалася можливості торгових агентів працювати без папірців також у режимі офлайн. Адже YUGCONTRACT обслуговує всю територію України, тож значна частина клієнтів перебуває у зонах з поганим покриттям мобільного Інтернету. Коли ж ви маєте можливість запускати програму офлайн, то можете за умови повної відсутності з’єднання показувати презентаційні матеріали з якісними зображеннями, фіксувати замовлення тощо. А коли пристрій потрапляє у зону нормального покриття, відбувається автоматичний обмін даними з базою. Тому торговий агент завжди має інформацію про актуальні ціни, залишки на складах тощо.
Звісно, програма повинна була робити прийом замовлень, мати зручний пошук за назвою товару, бренду, кодом, артикулом, тут мав бути фільтр за багаторівневим каталогом. Крім того, ми хотіли, щоб торговий агент мав змогу переходити з прайсу одразу в картку товару, де було би якісне велике зображення, головні характеристики та детальний опис.
Ще одна наша вимога: програму потрібно було навчити будувати тижневі маршрути. У нас торгові агенти виїжджають у відрядження на цілий тиждень, кожен у своєму регіоні. Їх завдання – об’їхати певну кількість торгових точок. Отже, планування маршруту надзвичайно важливе. Але водночас потрібно мати можливість зробити замовлення поза маршрутом, щоб завжди можна було швидко й правильно прийняти замовлення від клієнта і передати його в базу.
Також нам було потрібно, щоб працівник зі свого пристрою міг експортувати інформацію у форматі Excel, скидати її електронною поштою чи на месенджер. До переліку завдань автоматизаторам ми включили й вимоги щодо безпеки – це авторизація через логін та пароль, можливість блокувати акаунт торгового агента після його звільнення. І потрібно, щоб кожний агент бачив лише інформацію зі своїх торгових точок.
Запровадження та результати
Зважаючи на усі ці вимоги, ми обрали рішення компанії ANT-Logistics. Воно повністю задовольняє наші функціональні потреби, а також відзначається гнучкістю з точки зору майбутніх доопрацювань та масштабування. В усьому цьому пізніше ми переконалися на практиці. Зауважу, що інтеграція з ANT-Logistics була для нас найшвидшим та найзручнішим варіантом. Ми заклали один місяць на підготовку. За цей час прописали АРІ. Далі витратили ще місяць на інтеграцію з боку ANT-Logistics. У серпні минулого року передали їй вимоги до картки товару, бо на той момент у мобільному додатку автоматизаторів такої картки взагалі не було. А наприкінці вересня ми отримали це доопрацювання та на початку жовтня уже перейшли до інтеграції.
Перші ж тести виявили проблему. У нас, як з’ясувалося, надто великий об’єм даних. Йдеться про індивідуальні прайси від кожного клієнта, що містять, як правило, понад 10 тис. товарів. На початку тестування, коли натискали на кнопку оновлення, програма зависала десь секунд на 40, а то й на хвилину, щоб обробити усю інформацію. Тоді ми звернулися до відділу розробки ANT-Logistics, де нам запропонували оптимальне рішення. Зараз оновлення програми відбувається миттєво та практично непомітно, хоча після натискання цієї кнопки перевантажується понад 600 000 рядків даних.
Надалі ми завершили написання своїх АРІ, заповнили усі дані та перейшли до навчання своїх співробітників. Щоб полегшити процес, записали коротеньке навчальне відео, де показали як робити щоденне оновлення, як працювати з прайсом, оформляти замовлення, працювати офлайн. На початку грудня минулого року закупили десять планшетів, запрограмували їх відповідним чином та віддали для роботи у польових умовах. Першими так почали працювати наші торгові агенти у Львівській та Тернопільській областях.
Зараз щоночі ми формуємо із актуальних цін та залишків прайси, передаємо їх на сервер ANT-Logistics. Торговий агент приходить вранці на роботу або вмикає свій планшет навіть ще вдома, оновлює дані та їде на точки, де робить замовлення. ANT-Logistics забирає ці замовлення на свій сервер, а ми щопівгодини забираємо їх до себе через АРІ. Далі триває обробка та відправлення товару клієнтам. Так працюють торгові агенти у 19 областях України. Поки що усе це призначено лише для категорії посуд, але надалі систему можна масштабувати на інші різновиди товарів.
Підсумовуючи, хочу сказати, що зараз ми маємо якісну інтеграцію і дуже широку аналітику, а сам додаток надзвичайно зручний у роботі та візуально привабливий. Плануємо масштабування, збільшення кількості торгових агентів, які працюватимуть із сучасною технологією. Хочемо також додати можливості для агентів робити за допомогою додатку опитування, виконувати різні фотозвіти тощо. Виходячи з того, що ми бачимо у повсякденні, нашу мету – автоматизувати процес прийому та обробки замовлень з торгових точок – досягнуто!
